Geschäftsreise planen: So gehst du richtig vor

Professionelle Dienstreiseplanung

Wie gehe ich bei der Planung meiner Geschäfsreise richtig vor

Wie verändert sich die Geschäftsreisewelt durch Corona? Unternehmen sehen natürlich die Einsparpotentiale durch Online-Meetings anstatt Terminen vor Ort.

Allerdings ist gerade im Geschäftsreiseverkehr der persönliche Kontakt oft unerlässlich.

Verträge werden zwischen Menschen geschlossen und daran wird auch Corona größtenteils nichts ändern!

Die Planung von Dienstreisen stresst dich? Gerne plane und organisiere ich deine Geschäftsreisen. Trotz dieser sorgfältigen Planung, gibt es einige Aspekte, die ich dir nicht abnehmen kann.

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Reiseablauf deiner Geschäftsreise

Folgende Fragen solltest du im Vorfeld klären:

Welche Geschäftspartner oder Firmen sollen bei dieser Geschäftsreise besucht werden? Wann, wie lange und an welchen Orten?

Finden zu deinem Reisezeitpunkt Messen statt oder stehen Feiertage oder Ferien an?

Kontaktiere mich gerne für die optimale Planung der idealen Hotels oder Meetingpoints.

Geschäftsreisen sind oft sehr stressig, ein Termin jagt den Nächsten, um möglich viel in kurzer Zeit zu erreichen. Aber denke an Ruhepausen, denn Geschäfte lassen sich am besten entspannt regeln.

Für die private Verlängerung deiner Reise, das sogenannte Bleisure Travel, bin ich dir auch gerne behilflich. Alle Infos zum Bleisure Travel findest du hier.

Erreichbarkeit im außereuropäischen Ausland

Für Reisen außerhalb der EU können die Roaming-Gebühren ganz schön teuer werden. Wenn du beruflich im außereuropäischen Ausland unterwegs bist, du aber weiterhin dein Smartphone oder Tablet wie daheim nutzen möchtest, lohnt sich eine Prepaid SIM-Karte des jeweiligen Landes.

Ein Anbieter für Prepaid SIM-Karten, die bereits in Deutschland bestellt werden können, ist Simly. Mit diesem Werbelink kannst du deine Prepaid SIM-Karte bequem bestellen: https://www.simlystore.com/ref/47/

Alle relevanten Infos zu Simly habe ich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Vorkehrungen bei der Planung einer Geschäftsreise ins Ausland

  • Reisepass oder Personalausweis auf Gültigkeit prüfen
  • Zollbestimmungen: Du nimmst Muster oder Produkte deiner Firma mit auf deine Geschäftsreise oder möchtest deinen Geschäftspartnern Geschenke bringen? Erkundige dich im Vorfeld über die geltenden Zollbestimmungen.
  • Impfvorschriften beachten
  • Besteht eine Visumpflicht für dein Reiseland?
  • Auslandsreisekrankenversicherung inkl. Corona-Schutz
  • Ist ein Adapter nötig?
  • Mietwagen: Führerschein nicht vergessen. Ist ein internationaler Führerschein notwendig?
  • Wird ein Dolmetscher benötigt?
  • Installiere eine Übersetzer-App auf deinem Smartphone.

Zahlungsmittel

Zum Planen deiner Geschäftsreise gehören auf jeden Fall die entsprechenden Zahlungsmittel. Viele Unternehmen haben Rahmenverträge mit Kreditkartenfirmen, die auf Reisen verwendet werden sollen.

Ist das bei dir nicht der Fall, dann prüfe deine eigene Kreditkarte auf Gültigkeit und vergiss nicht, dir Bargeld in der jeweiligen Währung zu besorgen. Besonders Trinkgelder sind in der Landeswährung gerne in bar gesehen.

Kulturelle Gepflogenheiten

Erkundige dich im Vorfeld über Dos and Don`ts im jeweiligen Reiseland. Unterschätze diesen Punkt auf keinen Fall und buche ein interkulturelles Training, um einen erfolgreichen Geschäftsabschluss auf deiner Geschäftsreise verbuchen zu können.

Transport vor Ort

Plane bereits im Voraus wie du am Zielort zu deinem Hotel und deinen Geschäftspartnern kommst.

Nimmst du ein Taxi, benötigst du einen Mietwagen oder bist du nachhaltig mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs?

Dokumente und Unterlagen

Bereite alle wichtigen Unterlagen für deine Geschäftsreise vor.

  • Wichtige Informationen und Dokumente für die Meetings
  • Geschäftspapiere
  • Präsentationen für den Notfall ausdrucken und zusätzlich auf einem Stick mitnehmen
  • Prospekte deiner Firma oder deiner Produkte
  • Visitenkarten
  • Terminkalender
  • Wichtige Adressen und Telefonnummern

Vertretung klären

Während deiner Abreise läuft der Geschäftsbetrieb weiter. Bestimme dafür einen geeigneten Vertreter und gib ihm alle notwendigen Vollmachten und Verantwortlichkeiten. Kläre mit ihm alle laufenden Projekte und informiere ihn über Fristen. Richte Mail- und Telefonumleitungen zu deinem Vertreter ein.

Hinterlasse auf jeden Fall deinen Reiseplan mit den dazu gehörigen Telefonnummern, damit du im Notfall auch über deine Geschäftspartner oder das Hotel erreichbar bist.

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